Aus beliebigen Papiervorlagen oder nur Handskizzen werden mit der neuen KI in wenigen Sekunden die Anträge erstellt und können sofort von Kommunalbehörden über das Antragsmanagement-system ThAVEL genutzt werden. Die Software wird Kommunen kostenlos zur Verfügung gestellt.
Frank Jorga, Vorstandsvorsitzender des Entwicklerunternehmens FJD Information Technologies AG erklärt die technische Grundlage: „Cortex ist eine KI-gestützte Softwarelösung und erstellt automatisiert digitale Antragsverfahren aus bestehenden Papierformularen, PDF-Dokumenten oder Skizzen. Die KI generiert automatisch einen ersten Entwurf des Onlinedienstes. Der Sachbearbeiter behält dabei stets die volle Kontrolle und prüft, korrigiert oder ergänzt die erkannten Strukturen.“
Zahlreiche Verwaltungsleistungen werden bislang noch immer auf Papier oder in PDF-Formularen angeboten, die ausgedruckt, ausgefüllt und für den elektronischen Versand wieder eingescannt werden müssen. Bisher war die Erstellung neuer digitaler Antragsverfahren komplex, personal- und zeitaufwändig, was die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ausbremste. Vor allem in kleineren Kommunen fehlen oft personelle und technische Ressourcen, um analoge Antragsprozesse effizient in digitale Online-Dienste zu überführen.
Cortex greift auf moderne KI-Modelle zurück, um die Formularstruktur intelligent zu analysieren, Datenfelder zu identifizieren und Formlogiken vorzuschlagen. Das KI-Tool generiert automatisch die für ThAVEL benötigten XDatenfelder und erstellt daraus Onlinedienste, die unmittelbar weiterverarbeitet werden können. Cortex ist bewusst als Assistenzsystem konzipiert. Das System ist aktuell in der Beta-Phase und zeigt bei strukturell einfachen und mittelkomplexen Anträgen sehr zuverlässige Ergebnisse. Bei jeder Anwendung in der Praxiserprobung lernt das System hinzu und wird somit im Prozess weiterentwickelt, um perspektivisch auch komplexere, vielseitige Antragsverfahren zu digitalisieren. „Das System beruht auf dem Learning-by-Doing-Prinzip und wird so in Kürze für komplexere Anträge in Kommunen anwendbar, die dann den Menschen immer mehr digitale Antragsverfahren anbieten können. Das KI-basierte Verfahren kann ein Gamechanger für die schnellere Digitalisierung kommunaler Antragsprozesse werden“, so Minister Schütz.
Damit wird die Digitalisierung bestehender Verwaltungsverfahren deutlich beschleunigt und gleichzeitig die Qualität der Datenerhebung verbessert. „Thüringen geht somit bei der Digitalisierung voran und erprobt als erstes Bundesland KI-Technologie, um Mitarbeitern in Behörden die Arbeit zu erleichtern und Verfahren für Antragssteller zu beschleunigen. Die Erfahrungen mit diesem erstmaligen KI-Einsatz werden uns wichtige Erkenntnisse für die weitere Digitalisierung von Verwaltungsleistungen bringen“, so Minister Schütz.
