E-Akte in Thüringen
Das ist interne Digitalisierung für mehr Verwaltungsleistung.
Eine moderne öffentliche Verwaltung leistet einen wichtigen Beitrag für den wirtschaftlichen Erfolg in unserem Freistaat Thüringen. Modern bedeutet für die Verwaltung der Zukunft unweigerlich digital. Dies schließt auch die elektronische Aktenführung ein.
Kennzahlen des Projektes
- 12.000 Computerarbeitsplätze für 12.000 Mitarbeiter, die geschult werden, in 52 Behörden und Einrichtungen der Landesverwaltung
- von 2017 – 2025
- Die wichtigsten Protogonisten:
alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Leitungen der Behörden der Thüringer Landesverwaltung - Federführung: Das Kompetenzzentrum E-Akte beim Thüringer Landesamt für Finanzen und das Thüringer Finanzministerium als Auftraggeber
Wo steht Thüringen?
In einigen Behörden der Thüringischen Landesverwaltung wurde in der Vergangenheit bereits ein E-Akte-System eingeführt. Dies hat den Arbeitsalltag der Bediensteten dort verbessert. Allerdings gibt es auch nach wie vor noch Landesbehörden, die Ihre Akten vollständig in Papier führen. Mit der Einführung eines zentralen einheitlichen E-Akte-Systems („ThüringenVIS“) wird eine abgestimmte Zusammenarbeit zwischen den Thüringer Behörden möglich. Effizientes Arbeiten und die Nutzung aller Vorteile der elektronischen Akte ist nur bei einer umfassenden Verfügbarkeit der elektronischen Akte möglich.
Viel Organisationstalent auf allen Ebenen ist gefragt.
Deshalb haben wir eines der wichtigsten Vorhaben auf dem Weg zu einer leistungsstarken elektronischen Verwaltung des Freistaates Thüringen begonnen: Alle Behörden führen im Zuge des landesweiten Kernprojektes „E-Akte Thüringen“ gemeinsam die elektronische Akte ein. Ziel ist es, ein einheitliches behördenübergreifendes und zentral betriebenes E-Akte-System zur Verfügung zu stellen. Die dazu notwendigen übergreifenden und einheitlichen organisatorischen Regelungen wurden im Projekt erarbeitet und werden im Rahmen des Rollouts von „ThüringenVIS“ sukzessive allen Behörden und Einrichtungen der Landesverwaltung zur Verfügung gestellt. Das Projekt E-Akte Thüringen ist also zum Teil ein IT-Projekt, vor allem aber ein umfassendes Organisationsprojekt. Deshalb sind die Organisationsfachleute und die Führungskräfte in den Dienststellen besonders gefragt und tragen eine hohe Verantwortung für den Erfolg. Das Kompetenzzentrum E-Akte im Thüringer Landesamt für Finanzen ist federführend für das landesweite Projekt der elektronischen Aktenführung zuständig.
Projektplan
Im Jahr 2017 wurde die Projektplanung für das Gesamtvorhaben durchgeführt und das Projekt wurde unter der Federführung des Thüringer Finanzministeriums gestartet. Die umfangreiche Konzeptionierung des thüringenspezifischen einheitlichen E-Akte-Systems wurde im Jahr 2018 begonnen und Ende des Jahres 2019 abgeschlossen.
Was galt es dabei zu tun? Zur Abbildung des vollständigen Lebenszyklus einer Akte wurden neben der Festlegung der Anforderungen an das E-Akte-System auch Konzepte zum digitalen Posteingang inklusive ersetzenden Scannen und zur Langzeitspeicherung erstellt. Neben den organisatorischen und technischen Anforderungen an das zentrale E-Akte-System mussten hierbei auch die Anforderungen des Datenschutzes und der IT-Sicherheit berücksichtigt, konzipiert und umgesetzt werden.
Noch im Jahr 2019 wurden in Thüringen die zu dieser Zeit vorhandenen E-Akte-Lösungen in das Thüringer Landesrechenzentrum konsolidiert und auf eine einheitliche Produktversion gebracht. Zudem wurde mit der Einführung der elektronischen Akte in den obersten Landesbehörden begonnen, die bis zu diesem Zeitpunkt noch immer papierbasiert arbeiteten.
Im Jahr 2020 wurde die Rolloutplanung für 52 Behörden und Einrichtungen der Landesverwaltung erarbeitet. Der Rollout erfordert u. a. umfangreiche Schulungen für die 12.000 Bediensteten des Freistaates.
Nach erfolgreichem Abschluss der Konzeptionsphase startete im Thüringer Finanzministerium das erste Einführungsprojekt für das einheitlichen zentralen E-Akte System „ThüringenVIS“. Es wurde im Juni 2021 mit der erfolgreichen Implementierung des Systems abgeschlossen. Im Jahr 2021 liefen zudem Rolloutprojekte in den weiteren obersten Landesbehörden sowie in einigen Behörden und Einrichtungen im nachgeordneten Bereich an. Inzwischen arbeiten (Stand: April 2024) 21 Behörden produktiv mit dem neuen E-Akte-System.
Der Rollout wird bis in das Jahr 2025 hinein dauern, so dass voraussichtlich ab Ende 2025 alle Behörden und Einrichtungen die E-Akte als führende Akte zur Verfügung haben werden. Der Betrieb des zentralen E-Akte-Systems erfolgt auf einer zentralen Serviceplattform im Thüringer Landesrechenzentrum.
Diese Seite teilen
Weitere Werkzeuge