Title: Muster Dienstanweisung Generative KI
Subject: Künstliche Intelligenz in der Thüringer Verwaltung
Author: Referat 25 - Think and Do Tank, Digitale Transformation, Daten und KI
Last saved by: TMIL Referat M3
Company: TMDI

(Muster-)Dienstanweisung für Aufgaben und Tätigkeiten im Rahmen der Außenkommunikation der Thüringer Landesverwaltung unter Einsatz von generativer Künstlicher Intelligenz
Vorbemerkungen
Der Einsatz von generativer Künstlicher Intelligenz (Generative KI) verspricht angesichts der Schnelligkeit, mit der auch komplexe Aufgaben erfüllt werden können, in vielen Feldern Fortschritt und Erleichterungen. Auch für die Wahrnehmung der Aufgaben und Tätigkeiten im Rahmen der Außenkommunikation der Thüringer Landesverwaltung bieten generative KI-Systeme enorme Potenziale.
Generative KI ist ein Unterbereich der Künstlichen Intelligenz (KI), der darauf ausgerichtet ist, aus einer Vielzahl von Daten neue Daten oder Inhalte zu generieren. Dies geschieht durch das Training an vorhandenen Datensätzen, Daten und solchen Daten, die durch Interaktion mit KI-Werkzeugen eingegeben und anschließend verknüpft werden, um neue Ergebnisse zu erzeugen. Auf Basis verschiedener Medientypen (Text, Bild, Audio, Video) gibt es verschiedene generative KI-Systeme und -Modelle, z.B. Anwendungen, die nur Text generieren, nur Audio produzieren oder nur Bilddaten erzeugen. Vereinzelt sind auch bereits multimodale Modelle und Anwendungen verfügbar (z.B. Systeme, die Bilder und Text erzeugen können). Diese technischen Möglichkeiten können die Arbeit der Verwaltungsbediensteten erheblich erleichtern.
Als Beispiel für generative KI lässt sich etwa der Chatbot ChatGPT heranziehen, der auf Basis eines Sprachmodells arbeitet und mit vorrangig textuellen Daten trainiert wurde. Dabei erzeugt das Programm auf der Grundlage der Eingabe des Anwenders oder der Anwenderin einen Text (sog. Prompts), indem es jeweils das zur Eingabe am wahrscheinlich passendsten nächsten Wort angibt. Diese auf Wahrscheinlichkeiten basierende Funktionsweise führt dazu, dass das jeweilige Ergebnis zwar statistisch wahrscheinlich, aber eben nicht unbedingt inhaltlich richtig ist. Gleichwohl sind die Antworten von ChatGPT bereits von beeindruckender Qualität.
Der Einsatz generativer KI birgt indes Herausforderungen in der Anwendung und im Umgang mit den Ergebnissen. Mit generativer KI ist durch die Beschäftigten bewusst und sensibel umzugehen. Wenn sie die moderne Technologie im Arbeitsalltag einsetzen, ist durch die Beschäftigten zu überprüfen, ob sie das Ergebnis annehmen, ablehnen oder ihrerseits überarbeiten und anpassen.
Vor diesem Hintergrund sind diese neuen Technologien grundsätzlich nur für Aufgaben, die der Außenkommunikation dienen, einzusetzen. So können generative KI-Werkzeuge beispielsweise zur Unterstützung bei stilistischen Ausformulierungen für Grußworte, Reden, Pressemitteilungen und Social Media Beiträge eingesetzt werden. Ebenso Anwendungen finden könnten die neuen Werkzeuge bei der Bereitstellung von Dokumenten und Texten in Leichter Sprache, die der Außenkommunikation dienen. Generative KI-Werkzeuge können auch zur Übersetzung von Ausfüllhilfen für behördliche Formulare eingesetzt werden, die als SDG-Leistung in einer weiteren Amtssprache der EU zu veröffentlichen sind. Vorsicht ist geboten bei der allgemeinen Informationsgewinnung. Die ausgegebenen Antworten eines KI-Modells dürfen nicht ungeprüft übernommen werden.
Der vorliegende Muster-Regelungsentwurf dient den Ressorts als Orientierung zum Umgang mit dem dienstlichen Gebrauch von im Internet ausschließlich frei verfügbaren generativen KI-Systemen. Der Entwurf soll dabei helfen, das Risiko und die Grenzen beim Einsatz generativer KI zu bewerten und als Grundlage zur Ausarbeitung spezifischer Regelungen auf Ressortebene dienen. Dabei wird von der Abfassung einer formellen Regelung mit einem Katalog detaillierter einzelner Vorgaben vorerst Abstand genommen, da zum einen die Entwicklung von KI dynamisch verläuft und fortlaufend mit Innovationen zu rechnen ist und zum anderen, diesbezügliche rechtliche Regelungen erlassen wurden (KI-VO) oder z. T. noch ausstehen. Vor diesem Hintergrund erfordert der Muster-Regelungsentwurf eine fortlaufende Evaluation und Aktualisierung, um sowohl den technischen Fortschritt, als auch künftige Regelungen des Gesetzgebers zu berücksichtigen.

Dienstanweisung für Aufgaben und Tätigkeiten im Rahmen der Außenkommunikation der Thüringer Landesverwaltung unter Einsatz von generativer Künstlicher Intelligenz
1.	Geltungsbereich
Die nachstehenden Regelungen gelten für im Internet ausschließlich frei verfügbare generative KI-Systeme zur Wahrnehmung von Aufgaben der behördlichen Außenkommunikation. Sonstige durch den Dienstherrn bereitgestellte generative KI-Systeme sind von dieser Dienstanweisung nicht betroffen.
2.	Eigenverantwortung als Grundprinzip
Entscheidungen mit Rechtswirkung sind grundsätzlich von Menschen zu treffen. Beim Einsatz von generativen KI-Werkzeugen für Aufgaben und Tätigkeiten im Rahmen der Außenkommunikation ist daher darauf zu achten, dass die Ergebnisse auf inhaltliche Richtigkeit und ethische Aspekte (wie z. B. Gleichbehandlung, Antidiskriminierung etc.) kritisch überprüft werden, bevor sie in eigene Entscheidungsprozesse einfließen. Die Verantwortung für die Nutzung der generativen KI-Systeme anbietenden Plattform obliegt der Dienststelle. Die Verantwortung für generierte Inhalte des KI-Systems tragen weiterhin und unvermindert die Anwenderinnen und Anwender. Es liegt in ihrer Verantwortung, die inhaltliche Korrektheit der Ergebnisse zu überprüfen.
3.	Nutzung generativer KI im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, Unzulässigkeit der Eingabe von Informationen insbesondere personenbezogener Daten, Verschlusssachen und sicherheitsrelevanter Daten
Die Nutzung generativer KI-Systeme ist im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften grundsätzlich zulässig. Sie ist ständiger menschlicher Kontrolle und Überprüfung zu unterziehen. Insbesondere dürfen die durch generative KI-Systeme gelieferten Ergebnisse nicht ungeprüft zum Gegenstand von Verwaltungshandeln gemacht werden. Anwendungsbeispiele für die Nutzung sind Grußworte, Reden, Pressemitteilungen, Social Media Beiträge, Texte auf behördlichen Webseiten und die Bereitstellung und Übersetzung von Dokumenten, die Bereitstellung von Texten in Leichter Sprache sowie die Erstellung von Grafiken und Symbolbildern. 
Sofern eine Behörde seinen Mitarbeitern ein KI-System zur dienstlichen Nutzung zur Verfügung stellt, hat sie ausweislich Artikel 4 KI-VO dafür Sorge zu tragen, dass die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen. Dabei sind ihre technischen Kenntnisse, ihre Erfahrung, ihre Ausbildung und Schulung und der Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, sowie die Personen oder Personengruppen, bei denen die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, zu berücksichtigen.
Die Nutzung generativer KI-Anwendungen muss gemäß den jeweils gültigen Regelungen des Unionsrechts (insb. DS-GVO, KI-VO) sowie Bundes- und Landesrechts zulässig sein. Insbesondere ist die Eingabe von personenbezogenen Daten (s. Artikel 4 Nr. 1 DS-GVO) und von Informationen, die nicht öffentlich zugänglich sind, untersagt. Auf die entsprechenden Datenschutzgesetze sowie andere Fachgesetze wird in diesem Zusammenhang verwiesen.
Die in Artikel 5 der KI-VO geregelten verbotenen Praktiken gelten in vollem Umfang auch bei der Nutzung im Internet verfügbarer, frei zugänglicher generativer KI-Systeme.
4.	Transparenzpflichten beim Einsatz von generativer KI
Soweit bei der Erstellung von Texten im dienstlichen Kontext, etwa zur Generierung von Textbeiträgen und Bausteinen für Reden und Antworttexte, generative KI unterstützend genutzt und das Ergebnis übernommen oder in relevanten Anteilen genutzt wird, ist zur verbesserten Transparenz mit nachfolgender Formulierung entsprechend darauf hinzuweisen: „Unter Verwendung von ... (Bezeichnung des KI-Systems) erstellt.“ Diese Formulierung ändert jedoch nichts daran, dass die Ergebnisverantwortung allein beim Nutzer liegt.
Es obliegt den Dienststellen, zu entscheiden, ob und in welchen Fällen die „Prompts“ (Eingaben) zusammen mit den jeweiligen Ausgaben als Teil des aktenrelevanten Handelns mit dem Gesamtvorgang aktenkundig zu machen sind.
5.	Wahrung des Urheberrechts
Bei Texteingaben in KI-Systeme sind die Regelungen des Urheberrechts zu beachten. Der KI-basierte Output (Ergebnis) ist keine geistig-schöpferische Leistung und ist nicht durch das Urheberrecht geschützt. Weiterhin ist zu berücksichtigen, dass KI-Systeme selbst beim Zusammenstellen des Outputs Urheberrecht verletzen können, beispielsweise durch Verwendung urheberrechtlich geschützter Trainingsdaten.
6.	Untersagung der Nutzung bei Datennutzung zu Trainingszwecken
Anbieter von generativer KI können sich in den Nutzungsbedingungen (sog. Terms of Use) das Recht ausbedingen, die Eingaben zur Verbesserung des Dienstes (mithin auch des Weiteren Trainings des Algorithmus) weiter zu nutzen. In diesem Fall dürfen diese Informationen und Dokumente nicht eingegeben werden.
Ergänzend ist darauf hinzuweisen, dass die Nutzungsbedingungen und Nutzungsrichtlinien (sog. Usage Policies) der Anbieter von KI-Systemen durch den Nutzer zu prüfen und zu beachten sind. In den Nutzungsbedingungen und der Nutzungsrichtlinie beschreibt der Anbieter, wie der Dienst genutzt werden darf und welche Einsatzzwecke und Eingaben verboten sind.
Die Verwendung der Daten zu Trainingszwecken (Opt-Out) und das Speichern der Daten für einen späteren Aufruf ist den generativen KI-Systemen zu untersagen respektive zu deaktivieren.
7.	Nutzung von Dienstgeräten, Registrierung dienstlicher Mobiltelefone
Bei der Nutzung von generativen KI-Systemen sind grundsätzlich nur die dienstlich zur Verfügung gestellten technischen Einrichtungen sowie die dazu von der Dienststelle zur Nutzung freigegebenen 
E-Mail-Accounts (Funktions-Accounts) zu nutzen. Die private Nutzung dieser dienstlichen Accounts ist nicht zulässig. Sofern Mobilfunknummern bei der Registrierung verlangt werden, ist grundsätzlich ein dienstliches Telefon zu nutzen.
8.	Sanktionen
Verstöße gegen die Dienstanweisung können disziplinarrechtlich geahndet werden oder arbeitsrechtliche Maßnahmen nach sich ziehen.
(Muster)Dienstanweisung für Aufgaben und Tätigkeiten im Rahmen der Außenkommunikation der Thüringer Landesverwaltung unter Einsatz von generativer Künstlicher Intelligenz © 2025 by TMDI is licensed under CC BY 4.0. To view a copy of this license, visit https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/